Before providing us personal data, please read this information on personal data processing according to the Art. 12-14 of the Regulation (EU) 2016/679 on the protection of natural persons with regard to the processing of personal data and on the free movement of such data, and repealing Directive 95/46/EC (General Data Protection Regulation) (hereinafter the „GDPR“):
1. Data controller information and contact
Your personal data is processed by joint controllers, companies of PERSONALITY Group: Personality, s.r.o. with its registered office at Svätoplukovo námestie 1/B, Nitra 949 01, ID. No. 44 549 733, Personality Leasing Services, s.r.o., with its registered office at Svätoplukovo námestie 1/B, Nitra 949 01, ID.NO.: 45 275 742 and Personality HR Consulting, s.r.o., with its registered office in Rybná 716/24, 110 00 Prague 1, Czech Republic, ID.No 021 55 982 (hereinafter together referred to as the “Personality Group” or “we”). In Section 2 there is more information about joint controllers´ contract. Personal data are always collected and processed lawfully and safely. If you have any questions relating to personal data, you can contact us by email at: data@personalityhr.com
2. Basic Data of the Joint Controllers' Contract. The companies belonging to the PERSONALITY Group concluded the Joint Controllers' Contract pursuant to Article 26 of GDPR in which they agreed the rules for sharing databases that they create and use together. They agreed that the organizational and security rules for the databases are determined by Personality, s.r.o. with its registered office at Svätoplukovo námestie 1/B, Nitra 949 01, ID No. 44 549 733 and such company represents joint controllers vis-à-vis the data subjects, cooperates with supervisory authorities and performs other rights and obligations of the controllers under GDPR. You may exercise your rights towards any of the joint controllers but for prompt handling we recommend to contact Personality, s.r.o. on its contact points listed above.
3. What data we process, legal basis, purpose and time of processing
a) Basic contact details
We collect through our websites personality.hr or topheads.me data via contact form, based on data subject’s consent. We process data obtained from the contact form (title, first name, surname, contact details). for the purpose of contacting the applicant to discuss the possibility of their registration as a recipient of job or business cooperation offers (candidate) of PERSONALITY Group, being the group of recruiting and headhunting companies or to identify the interest to cooperate on the particular PERSONALITY Group projects. The legal basis for such processing is consent. On the basis of the consent the employee of the joint controllers may contact you to find out if you are interested in working with the PERSONALITY Group. Consent is valid for 1 year from granting and it can be withdrawn at any time.
b) Database of candidates for recruiting
If you have signed up to our candidates´ database by completing the registration form and confirmed granting the consent with data processing either directly on the form or in a separate email or a letter, we process on the legal basis of the consent data provided on the registration form (name, surname, title, date of birth, address, email, telephone number, career history, language skills, education, wage expectations), CV, and in other documents you have provided us. We process personal data for the purpose of operating a database of job candidates, including the possibility to share such data with our clients and to contact you if a client is interested in a job interview or wishes to receive more information about you or if the PERSONALITY Group recommends you as a suitable candidate. The legal basis for such processing is your consent, which you can withdraw. We process such data for a maximum of 3 years after consent is granted, unless the law requires us to keep the data longer.
If we have obtained your data from a source other than directly from you, for example from the companies operating databases of job candidates (e.g. Profesia, spol. s .r.o.) or social networks, publicly available lists or registers, we rely on the legal basis of the legitimate interest of the joint controllers as recruiting and headhunting companies, to seek out suitable candidates for our clients from the people who have made available or published information about themselves. It is also a legitimate interest of candidates who have made public or available their personal data to learn about a suitable job offer. In this case, we will inform you of the processing in a timely manner and you have the right to object to the processing.
c) Statistics, research, archiving
For archiving, scientific research or statistical purposes, we may process personal data to the necessary extent on the basis of the legal obligation. this case, we will ensure the necessary safeguards for data protection and minimization. For these purposes we process for the period specified by the regulations, for internal archiving usually not longer than 10 years.
d) Marketing
If you have actively logged in to our database, you have entered into a legal relationship with us, based on which we can use your contact personal information for direct marketing to send you information we believe will be of interest to you on a legal basis of legitimate interest (direct marketing of controller). This processing is subject to the right to object. If we have found your data, we will process it for marketing only if your consent has been granted.
e) establishment, exercise or defence of legal claims
On a legal basis of the legitimate interest of the controllers to establish, exercise or defend their legal claims we will process your personal data, for the period of maximum of 4 years from the last contact with you or if there is a ongoing proceeding, until the claims are settled. You have the right to object to this processing of personal data.
4. Data Sources: In addition to the data that you provide directly to us, we process personal data obtained from the public sources, such as companies operating databases of job candidates (such as Profesia, s.r.o.) from the social networks, public registers and directories.
5. Categories of data recipients:
We provide personal data from candidates´ databases to our clients who seek candidates for their positions. From time to time we use the services of associates and specialists/suppliers, and they may also have access to your personal data. In such case we take care of their choice and we have strict contracts with them. Below you will find more detailed descriptions for these recipient categories:
a) Clients
Our clients who have contracted with us to recruit employees can be the recipients of the appropriate candidate's personal information for the purposes of their selection process. Our clients are mainly private manufacturing, technology, information and trading companies based in the European Union. On our site you can find logos of some of our clients and partners (in section Our clients).
b) External collaborators
Associated (self-employed and other persons) who provide us with services related to database management, job search or interviewing or who advise us or organize trainings.
c) Software and data management
• Provider of RECRU software, Cloud-IT s.r.o., with its registered office at Jozefská 7, 811 06 Bratislava, ID.NO: 46731610.
• Operator of mailing server for email communication Websupport, s.r.o., registered office: Staré Grunty 12, 841 04 Bratislava, ID. NO: 36421928
d) Marketing: ZoneMedia, s.r.o., registered office: Pátovská 16, 949 01 Nitra, ID.o.: 44278837
e) Enforcement of claims: debt recovery companies, tax and financial advisors, legal advisers.
6. Data transfers
We do not transfer personal data outside the territory of the Member States of the European Union or to an international organization.
7. Withdrawal of the consent
If we process data on the legal basis of your consent, you have the right to withdraw that consent at any time. You can withdraw your consent by email to data@personalityhr.com or by letter to Personality, s.r.o., Svätoplukovo námestie 1/B, Nitra 949 01. Withdrawal of consent does not affect the lawfulness of the processing of personal data before its withdrawal.
8. Right to object
With respect to data that we process based on a legitimate interest, you have the right to object to the processing at any time on grounds relating to your particular situation. You may exercise your rights in person with the data controllers, by email to data@personalityhr.com or by posting a letter to Personality, s.r.o. Svätoplukovo námestie 1/B, Nitra 949 01 with the note TOPHEADS.
9. Your Other Rights
You have the right to access your data and the right to obtain a copy of your personal data. If the data is incorrect, you have the right to rectify it. If it is incomplete, you have the right to complete it. You have the right to restrict processing in cases specified by the GDPR, such as pending rectification or if objection has been raised. You have the right of erasure in cases determined by GDPR. If we process data upon consent or contract by automated means, you have the right to data portability (the right to receive data in a structured, commonly used, machine-readable format and to transmit it to another controller). You may exercise your rights in person at Personality, s.r.o., or by email to data@personalityhr.com or by posting a letter to Personality, s.r.o. Svätoplukovo námestie 1/B, Nitra 949 01 with the note TOPHEADS. We are authorized to verify your identity when you are exercising your rights. If you are dissatisfied with how we have responded to the exercise of your rights, or if you believe that we are processing your data in violation of the GDPR you have the right to file a complaint with the Personal Data Protection Office of the Slovak Republic or respective authority according to your residency or place of work.
10. Security and protection of personal data
We protect your personal data to the maximum possible extent using modern technology. We have taken technical and organizational measures to protect data during transmission and storage, to prevent damage or destruction of personal data or unauthorized access to it. We regularly review and update these measures.
Prosíme Vás, aby ste pred tým, ako nám poskytnete osobné údaje, oboznámili s touto informáciou o spracúvaní Vašich osobných údajov podľa čl. 12-14 Nariadenia EÚ 2016/679 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov (ďalej ako „Nariadenie“):
1. Kto sme a kde nás nájdete?
Vaše osobné údaje spracúvajú spoloční prevádzkovatelia, spoločnosti zo skupiny PERSONALITY: Personality, s.r.o. so sídlom Svätoplukovo námestie 1/B, Nitra 949 01, IČO 44 549 733, Personality Leasing Services, s.r.o., so sídlom Svätoplukovo námestie 1/B, Nitra 949 01, IČO: 45 275 742 a Personality HR Consulting, s.r.o., so sídlom Rybná 716/24, 110 00 Praha 1, Čerská republika, IČO 021 55 982 (ďalej spolu ako „skupina Personality“ alebo „my“). Podrobnejšie informácie o zmluve môžete nájsť v časti 2. Osobné údaje získavame a spracúvame vždy v súlade s právnymi predpismi a bezpečne. Pokiaľ máte otázky o osobných údajov, môžete nás kontaktovať na emailom na adrese: data@personalityhr.com
2. Základné údaje zo zmluvy spoločných prevádzkovateľov Spoločnosti patriace do Skupiny PERSONALITY spolu uzavreli Zmluvu spoločných prevádzkovateľov podľa čl.26. Nariadenia, v ktorej sa dohodli na pravidlách zdieľania databáz, ktoré vytvárajú a užívajú spoločne. Dohodli sa, že organizačné a bezpečnostné pravidlá pre databázy určuje spoločnosť Personality, s.r.o. so sídlom Svätoplukovo námestie 1/B, Nitra 949 01, IČO 44 549 733, táto spoločnosť zároveň zastupuje všetkých spoločných prevádzkovateľov voči dotknutým osobám, je kontaktným miestom pre dotknuté osoby, spolupracuje s úradmi dohľadu a vykonáva iné práva a povinnosti prevádzkovateľa podľa Nariadenia. Napriek existencii dohody si môžete svoje práva uplatniť u každej spoločnosti zo Skupiny, najrýchlejšie ale bude, ak sa obrátite na Personality, s.r.o. na vyššie uvedených kontaktných miestach.
3. Aké údaje spracúvame, na akom právnom základe, na aký účel a ako dlho.
a) Základné kontaktné údaje
Prostredníctvom našich web stránok personality.hr alebo topheads.me môžete vyplniť základný kontaktný formulár s potvrdením súhlasu so spracovaním osobných údajov, ktoré sú v ňom uvedené (titul, meno, priezvisko, kontaktné údaje). Na základe toho spracúvame Vaše osobné údaje na účely prvého kontaktu o možnostiach Vašej evidencie ako príjemcu pracovných ponúk alebo ponúk na obchodnú spoluprácu (kandidáta) v databáze kandidátov recruitingovej a headhuntingovej skupiny spoločností PERSONALITY alebo spolupráce na projektoch PERSONALITY. Právnym základom pre toto spracúvanie je súhlas. V prípade jeho udelenia Vás bude kontaktovať náš pracovník a zistí, či máte záujem spolupracovať so skupinou PERSONALITY. Súhlas platí na dobu 1 roka od udelenia a môžete ho kedykoľvek odvolať.
b) Databáza kandidátov na zamestnanie na účel recruitingu
Pokiaľ ste sa prihlásili do našej databázy kandidátov na zamestnanie vyplnením registračného formulára s potvrdením súhlasu alebo osobitným potvrdením súhlasu emailom alebo písomne, spracúvame na právnom základe súhlasu osobné údaje v rozsahu registračného formulára (meno, priezvisko, titul, dátum narodenia, adresa, email, telefónne číslo, profesijná história, jazykové znalosti, vzdelanie, mzdové očakávania), životopisu a ďalších dokumentov, ktoré ste nám poskytli. Osobné údaje spracúvame na účely prevádzkovania databázy kandidátov na zamestnanie, vrátane možnosti ich zdieľať s našimi klientami a kontaktovať Vás, ak má zamestnávateľ záujem o pracovný pohovor alebo viac informácií o Vás alebo ak Vás skupina PERSONALITY odporúča ako vhodného kandidáta. Právnym základom na takéto spracúvanie je Váš súhlas, ktorý môžete odvolať. Tieto údaje spracúvame po dobu najviac 3 rokov od udelenia súhlasu, pokiaľ nám predpisy neukladajú povinnosť údaje uchovávať dlhšie.
Pokiaľ sme Vaše údaje získali z iného zdroja ako priamo od Vás, napríklad od spoločností prevádzkujúcich databázy kandidátov na zamestnanie (napríklad Profesia, spol. s r.o.) alebo zo sociálnych sietí, z verejne dostupných zoznamov alebo registrov, spoliehame sa pri takomto získavaní na právny základ oprávneného záujmu nás, ako recruitingovej a headhuntingovej spoločnosti, vyhľadať pre našich klientov vhodných kandidátov na pracovné miesta spomedzi ľudí, ktorí informácie o sebe sprístupnili alebo zverejnili. Je tiež oprávneným záujmom kandidátov, ktorí svoje informácie zverejnili alebo sprístupnili, dozvedieť sa o vhodnej pracovnej ponuke. V takomto prípade Vás budeme o spracovaní včas informovať a máte právo voči spracúvaniu namietať.
c) Štatistika, výskum, archivovanie
Na účely archivácie, vedeckého výskumu či na štatistické účely môžeme spracúvať osobné údaje v potrebnom rozsahu na právnom základe zákona. V takom prípade zaistíme potrebné záruky ochrany a minimalizácie údajov. Na tieto účely spracúvame na dobu určenú predpismi, na účely internej archivácie spravidla nie dlhšie ako 10 rokov.
d) Marketing
Ak ste sa do našej databázy prihlásili aktívne, vstúpili ste s nami do právneho vzťahu, na základe čoho môžeme Vaše kontaktné osobné údaje použiť na marketing a posielať Vám informácie, o ktorých si myslíme, že Vás budú zaujímať, na právnom základe oprávneného záujmu (priameho marketingu prevádzkovateľov). Toto spracovanie je predmetom práva namietať. Ak sme Vaše údaje vyhľadali my, na marketing ich budeme spracúvať iba na základe Vášho súhlasu v prípade jeho udelenia.
e) Uplatňovanie, preukazovanie a obhajovanie právnych nárokov
Vaše osobné údaje sme oprávnení spracúvať na právnom základe oprávneného záujmu prevádzkovateľa, ktorým je uplatňovanie, preukazovanie a obhajovanie právnych nárokov na rovnaký účel, a to po dobu najviac 4 rokov od posledného kontaktu s Vami, prípadne ak sa o nárokoch koná, do úplného vyriešenia právnych nárokov. Proti tomuto spracúvaniu osobných údajov máte právo namietať.
4. Zdroje údajov: Okrem údajov, ktoré nám poskytnete priamo Vy, spracúvame osobné údaje získané z verejných zdrojov, napríklad od spoločností prevádzkujúcich databázy kandidátov na zamestnanie (ako napríklad Profesia, spol. s r.o.) zo sociálnych sietí, verejných registrov a zoznamov.
5. Kategórie príjemcov údajov:
Z databázy kandidátov poskytujeme osobné údaje našim klientom, ktorí obsadzujú pracovné pozície. Pri poskytovaní služieb sa občas obraciame na spolupracovníkov a odborníkov a tí môžu mať prístup aj k Vašim osobným údajom, v takom prípade dbáme starostlivo na ich výber a máme s nimi uzavreté prísne zmluvy. Nižšie nájdete podrobnejšie popisy pre tieto kategórie príjemcov:
a) Klienti
Naši klienti, ktorí s nami uzavreli zmluvu, na základe ktorej pre nich vykonávame nábor zamestnancov, môžu byť príjemcami osobných údajov vhodného kandidáta na účely ich výberového konania. Našimi klientami sú najmä súkromné výrobné, technologické, informačné a obchodné spoločnosti so sídlom v Európskej únii. Na našej stránke môžete nájsť logá niektorých našich klientov a partnerov (v časti Naši klienti).
b) Externí spolupracovníci
Pracovníci (živnostníci a iné osoby), ktoré nám poskytujú služby, súvisiace so správou databázy, vyhľadávaním kandidátov alebo vedením pohovoru alebo ktoré nám poskytujú poradenstvo alebo organizujú školenia.
c) Softvér a správa dát
• Prevádzkovateľ recruitingového softvéru RECRU, spoločnosť Cloud-IT s.r.o., so sídlom Jozefská 7, 811 06 Bratislava, IČO: 46731610.
• Prevádzkovateľ mailing servera pre emailovú komunikáciu Websupport, s.r.o., so sídlom: Staré Grunty 12, 841 04 Bratislava, IČO: 36421928
d) Marketing: ZoneMedia, s.r.o., so sídlom Pátovská 16, 949 01 Nitra, IČO: 44278837
e) Uplatňovanie právnych nárokov: spoločnosti, zaoberajúce sa vymáhaním pohľadávok, daňoví a finanční poradcovia, právni poradcovia.
6. Prenosy
Osobné údaje neprenášame mimo územia členských štátov Európskej únie ani medzinárodnej organizácii.
7. Odvolanie súhlasu
Ak údaje spracúvame na základe súhlasu, máte právo tento súhlas kedykoľvek odvolať. Súhlas môžete odvolať emailom na adrese: data@personalityhr.com alebo oznámením zaslaným poštou na adresu Personality, s.r.o. Svätoplukovo námestie 1/B, Nitra 949 01. Odvolanie súhlasu nemá vplyv na zákonnosť spracovania osobných údajov pred jeho odvolaním.
8. Námietka
Pokiaľ ide o údaje, ktoré spracúvame na základe oprávneného záujmu, máte právo voči spracúvaniu kedykoľvek namietať z dôvodov týkajúcich sa Vašej konkrétnej situácie. Práva si môžete uplatniť osobne u prevádzkovateľa, alebo emailom na adrese data@personalityhr.com alebo oznámením zaslaným poštou na adresu Personality, s.r.o. Svätoplukovo námestie 1/B, Nitra 949 01 s poznámkou TOPHEADS.
9. Ďalšie Vaše práva
Máte právo na prístup k vašim osobným údajom a na ich kópiu. Ak sú údaje nesprávne, máte právo na ich opravu. Ak sú neúplné, máte právo ich doplniť. Máte právo na obmedzenie spracúvania v prípadoch určených predpismi, napríklad do ich opravy alebo počas konania o námietke. Máte právo na výmaz údajov v prípadoch, ktoré určujú predpisy, pokiaľ nie je toto právo obmedzené právnymi predpismi. Ak údaje spracúvame na základe súhlasu alebo zmluvy automatizovanými prostriedkami, máte právo na prenosnosť údajov (právo získať údaje v štruktúrovanom, bežne používanom, strojovo čitateľnom formáte a právo preniesť ich k inému prevádzkovateľovi). Práva si môžete uplatniť osobne v spoločnosti Personality, s.r.o., alebo emailom na adrese data@personalityhr.com alebo oznámením zaslaným poštou na adresu Personality, s.r.o. Svätoplukovo námestie 1/B, Nitra 949 01 s poznámkou TOPHEADS. Pri uplatnení práv sme oprávnení overiť Vašu totožnosť. Ak nebudete spokojní s tým, ako sme reagovali na uplatnenie Vašich práv alebo ak si myslíte, že Vaše údaje spracúvame v rozpore s predpismi máte právo podať sťažnosť na Úrade na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky alebo na príslušnom úrade na ochranu osobných údajov podľa Vášho bydliska či miesta práce.
10. Zabezpečenie a ochrana osobných údajov
Vaše osobné údaje chránime v maximálnej možnej miere pomocou moderných technológií. Prijali sme technické a organizačné opatrenia, ktoré údaje chránia pri prenose aj uložení, zabraňujú poškodeniu alebo zničeniu osobných údajov alebo neoprávnenému prístupu k nim. Tieto opatrenia pravidelne prehodnocujeme a aktualizujeme.